Transformación en el Sistema POS: avance hacia lo electrónico
En un paso importante hacia la modernización, las facturas emitidas en el POS o caja registradora serán ahora electrónicas sin límite inferior de cuantía. Es decir, todas las facturas emitidas por aquellos obligados a facturar electrónicamente ahora serán electrónicas. De acuerdo con la Resolución 165, el nuevo documento equivalente POS redefine la forma en que se llevan a cabo las transacciones comerciales en especial para las personas naturales.
La connotación de documento electrónico implica que para su emisión se debe hacer un proceso de validación en tiempo real por parte de la DIAN, con aprobación instantánea en el punto de venta al momento de la compra sin restricciones en el valor de las UVT. Es en esencia, con algunas modificaciones menores, el mismo proceso de emisión de factura electrónica existente entre las empresas, pero ahora aplicado a las ventas en punto de venta a personas jurídicas y naturales.
Adicionalmente, y de acuerdo con esta nueva resolución, el nuevo “documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S” como fue nombrado oficialmente en dicha resolución, aplicará para la procedencia de costos, gastos e impuestos descontables siempre y cuando el documento identifique al comprador con el nombre o razón social y su número de identificación o NIT. Asimismo, contará con una nueva representación gráfica en formato tirilla donde, entre los campos más representativos, encontramos el código QR y el código único de documento equivalente electrónico -CUDE-, donde la tirilla no es más que la representación del documento electrónico en un formato impreso para las personas.
¿Quiénes están obligados a realizar estos ajustes y qué plazos hay?
Todos los contribuyentes con puntos de venta y máquinas registradoras POS están obligados a emitir este documento y dependiendo de la calidad del contribuyente se definen los plazos para implementarlo. Para ello, según la resolución, se cuenta con un calendario de implementación que regirá a partir de los primeros meses del año 2024 y está divido por grupos de la siguiente manera:
- Grupo 1: Grandes Contribuyentes.
- Grupo 2: Declarantes del Impuesto Sobre la Renta que no tengan a calidad de Grandes Contribuyentes.
- Grupo 3: No Declarantes del Impuesto Sobre la Renta, así como para los sujetos que no tengan ninguna de las calidades mencionadas.
¿Qué implican estas modificaciones para las empresas?
Hay que tener en cuenta que este cambio no es solo normativo, es una oportunidad para las empresas. Implica ajustes en los sistemas de información, pero más allá de eso, representa la oportunidad de sumarse a la evolución de la desmaterialización en la facturación electrónica. Por lo tanto, desde la perspectiva empresarial, estas modificaciones son una puerta a un mayor control y detalle en la contabilidad de productos y servicios facturados y abre oportunidades para mejorar la emisión del nuevo POS en tiempo real. Lo que se resume en que esta evolución electrónica no solo es una obligación, sino una vía hacia un comercio más ágil y tecnológicamente avanzado.
Adicionalmente pude representar una oportunidad para los facturadores masivos, como el Retail, para iniciar el camino hacia la sostenibilidad en la factura buscando desmaterializarla. Dado que están obligados a emitir la factura electrónica o el documento POS electrónico, el receptor o adquirente ahora recibirá el XML y la representación gráfica de la tirilla por email o por el canal electrónico de su preferencia.
¿Qué implican estas modificaciones para las personas?
Teniendo en cuenta que todas las facturas de compra serán electrónicas, las personas ahora las recibirán vía email. Es importante que las personas soliciten que la factura sea emitida a nombre del comprador de tal forma que puedan determinar cuáles de sus gastos son descontables de renta. De igual manera, al ser documentos electrónicos, abren un camino a las herramientas de control financiero derivado de los datos contenidos en las facturas.
Si tienes dudas y necesitas acompañamiento en la implementación del nuevo Documento Equivalente POS electrónico en tu negocio, déjanos tus datos aquí.
