1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:
Razón social: CENTRO ELECTRONICO DE NEGOCIOS CEN S.A.S.
NIT: 901.826.009-1
Domicilio: Calle 29 Norte No. 6A-40 Cali
Correo electrónico: servicioalclienteCENcarvajal.com
Página web: www.cendigital.co
2. NORMATIVIDAD LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de Tratamiento de datos personales es elaborada conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Se aplicarán también las disposiciones complementarias necesarias. Esta política será aplicada por CENTRO ELECTRONICO DE NEGOCIOS CEN S.A.S. (en adelante “CEN”) respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.
3. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política serán aplicables las siguientes definiciones:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b. Aviso de Privacidad: Es un documento físico o electrónico que comunica al Titular, la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
e. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Por ejemplo, el estado civil de las personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales;
f. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
g. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
Fecha de actualización: 14 de junio de 2024
h. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
i. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
j. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
k. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
l. Transferencia de datos: La transferencia tiene lugar cuando el responsable y/o encargado transfiere la responsabilidad del tratamiento de datos a otra persona.
m. Transmisión de datos: Es la comunicación de los datos a un encargado sin trasladar la responsabilidad del tratamiento.
n. Aliados: Personas naturales o jurídicas, del sector real o vigiladas por la Superintendencia Financiera, anunciantes y, en general, terceros de cualquier tipo que participan en el mercado, en diferentes industrias, y los inversionistas que reciban, adquieran, procesen, o usen los datos que recauda CEN y que se entregan a los aliados agregados o desagregados, de forma anónima, salvo autorización explícita del usuario para entregarlos en forma no anónima y siempre y cuando no causen efectos contrarios a las leyes.
o. Grupos de interés: Personas naturales o jurídicas en su calidad de controlantes o accionistas, entidades de control del estado, clientes y proveedores y en general terceros.
4. DATOS PERSONALES RECOPILADOS POR CEN Y MEDIOS POR LOS CUALES SE OBTIENEN: CENTRO ELECTRÓNICO DE NEGOCIOS CEN S.A.S.
No todos los datos que recopila CEN son personales. Los datos personales a los que se les aplica esta política, CEN los recolecta previa autorización expresa de su titular, a través de diferentes medios como: página web https://www.carvajaldigital.co, aplicativos web y móviles, comunicaciones físicas recibidas en sus instalaciones, formularios de creación de clientes y proveedores, contratos, entre otras. CEN recopila, almacena, usa, circula y/o suprime datos personales de: i) usuarios que interactúan, acceden, consultan y/o se registran en las plataformas digitales, aplicativos y pagina web de propiedad de la compañía; ii) usuarios de las herramientas tecnológicas de propiedad de la compañía, a través de las cuales suministra información personal; iii) usuarios que mediante comunicaciones físicas o digitales se ponen en contacto con CEN; iv) información compartida por operadores tecnológicos de servicios de facturación electrónica; v) información obtenida de plataformas transaccionales y tecnológicas de terceros; vi) información de navegación y preferencias; vii) información obtenida en desarrollo de vínculos contractuales de suministro de viene y/o servicios. Dentro de su actividad comercial CEN no recopila datos sensibles, pero en el evento que se recolecten serán tratados siempre que i) el titular lo haya autorizado; ii) sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso el representante otorgará la autorización; o iii) si el tratamiento tiene una finalidad legítima, como política, filosófica, religiosa o sindical. El Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.
5. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS:
Los datos personales recolectados por CEN son necesarios para el desarrollo de las actividades empresariales y comerciales y en general para la prestación de los servicios ofrecidos por la compañía, y se usarán para las siguientes finalidades:
a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;
b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;
c) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos; Evaluar la calidad del servicio;
d) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo;
e) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por CENTRO ELECTRÓNICO DE NEGOCIOS y/o por terceras personas;
f) Soportar procesos de auditoría interna o externa;
g) Transferir los datos a entidades financieras debidamente autorizadas con las cuales CENTRO ELECTRÓNICO DE NEGOCIOS celebre acuerdos o alianzas comerciales, quienes a su vez podrán i) contactar a los titulares; (ii) ofrecer productos y/o servicios propios de la entidad financiera, entre los cuales se encuentran, pero no se limita, a servicios de facturación electrónica, procesos de negocio, outsourcing, factoring, Línea Triangular, Cash Management; (iii) para que realicen la consulta y procesamiento de mi información financiera, comercial y crediticia ante Operadores de Información, o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos con los fines legalmente definidos para este tipo de entidades.
h) Generar conjuntos de datos anónimos en sus transacciones que puedan ser usados para modelar, generar informes y análisis, así como para analizar pagos, transacciones o tendencias similares.
i) Compartir datos de su factura con terceros o aliados tales como: valor, vigencia, emisor, receptor entre otros.
j) Compartir información con entidades financieras, crediticias y mercantiles, con las que se celebren contratos o acuerdos comerciales.
k) Gestionar las relaciones jurídicas y comerciales originadas en las relaciones comerciales y/o contratos que suscriba.
l) Cumplir con las obligaciones legales y contractuales existentes con sus grupos de interés, sus clientes y/o beneficiarios de sus productos.
m) Evaluar la calidad de los productos y servicios e implementar mejoras sobre estos.
n) Elaborar informes para procesos administrativos, contables, de auditoría, comerciales.
o) Suministrar información a las autoridades y/o cooperar con estas cuando sea requerido.
p) Gestionar la seguridad de las personas, bienes y activos de información en custodia de la organización.
q) Desplegar hacia sus grupos de interés actividades de responsabilidad social.
r) Compartir información a empresas filiales, matrices y subordinadas, a empresas aliadas y terceros con quienes tiene relación en el desarrollo de su objeto social, nacionales o extranjeras, con el fin de implementar nuevos productos y servicios y/o mejorar los existentes.
s) Gestionar los riesgos originados en la celebración de los contratos con terceros, a efectos de prevenir daños económicos.
t) Gestionar las solicitudes de servicios y/o de productos ofertados presentadas por los interesados en sus plataformas, página web y cualquier otro medio conocido o por conocerse.
u) Cumplir con las regulaciones que le fueren aplicables especialmente en términos de implementación de sistemas de gestión de riesgos de LA/FT.
v) Atención de Peticiones, queja y reclamos.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE CEN:
Los titulares de datos personales tienen todos los derechos que brinda la ley sobre sus datos recopilados y objeto de tratamiento, entre ellos: a) Derecho de acceso a los datos personales para consultarlos de manera gratuita, al menos una vez al mes, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento del dato personal; b) Derecho de actualización, rectificación y supresión; c) Derecho a solicitar prueba de la autorización, salvo en los eventos que no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento; d) Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal; e) Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por violación a las que protegen los datos personales; f) Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Para efectos del ejercicio de los derechos, el titular o la persona que lo represente deberá demostrar tal calidad. En el caso excepcional y autorizado que se recauden datos menores de edad, sus derechos serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos y así deberán acreditarlo.
7. DEBERES DE CEN:
a. Deberes cuando actúa como responsable del dato: (i) Solicitar y conservar prueba física o digital de la respectiva autorización otorgada por el titular. (ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (iii) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales. (iv) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política. (v) En caso de entregar información a un encargado, entregar únicamente los datos cuyo tratamiento esté autorizado y garantizar que los datos sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. (vii) Conservar la información bajo las condiciones técnicas, humanas y administrativas que ofrezcan seguridad de los datos y eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (vii) Actualizar la información cuando sea necesario. (viii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. (ix) Exigir al encargado el cumplimiento de las políticas de tratamiento y el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información. (x) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten vulneraciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. B. Deberes cuando obra como Encargado del tratamiento de datos personales. Si realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (del Responsable del tratamiento) cumplirá los siguientes deberes: (i) Identificar que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado (ii) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. (iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. (iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos. (v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. (vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política. (vii) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se establece en la presente política. (ix) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. (x) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. (xi) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto. (xii) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten vulneraciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. C. Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado (i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá cumplir con lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013. (ii) Establecer condiciones y obligaciones en cabeza del encargado que permitan dar un tratamiento responsable y seguro de la información. (iii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. (iv) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. (v) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. (vi) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. (vii) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
8. APLICACIONES Y SITIOS WEB DE TERCERAS PERSONAS:
Si el Usuario visita otros sitios web a través de enlaces de CEN, sus sitios web o aplicativos, es deber del Usuario conocer las políticas de datos personales de tales sitios y decidir aceptarlas o no. CEN no es responsable de las políticas de privacidad ni del uso de los datos personales del Usuario en sitios de terceros.
9. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL:
Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, CEN solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
10. AVISO DE PRIVACIDAD:
En el evento en el que CEN no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, o se requiera informar aspectos adicionales relevantes no incluidos en esta política, publicará el aviso de privacidad, cuyo texto conservará para su consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la autoridad de protección de datos.
11. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
CEN podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, no obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
12. CAMBIOS A LA POLITICA DE DATOS PERSONALES:
CEN se reserva el derecho a actualizar las políticas de tiempo en tiempo. El uso de las aplicaciones o sitios web de CEN con posterioridad a la última actualización que se indica al inicio de estas políticas, es entendido como autorización expresa, informada del Usuario para el uso de sus datos según las modificaciones realizadas.
13. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: CENTRO ELECTRONICO DE NEGOCIO CEN S.A.S. identificada con el NIT 901.826.009-1
El Oficial de protección de datos personales de CENTRO ELECTRÓNICO DE NEGOCIOS CEN S.A.S. tendrá la función de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 6 de la presente política, a excepción del descrito en su literal e). Para tales efectos, El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar la petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico servicioalclienteCENcarvajal.com, o radicarla en los mismos horarios en la siguiente dirección:
OFICINA Cali
DIRECCIÓN Calle 29 Norte #6A-40
La petición, queja o reclamo deberá contener: (i) identificación del Titular, dirección y lugar para ser contactado en respuesta a la queja; (ii) hechos que dan lugar al reclamo; (iii) documentos prueba del reclamo.
Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Las consultas de datos personales, será a tendida dentro de los 10 días hábiles contados a partir del recibo de la consulta. Si no es posible atender la solicitud en el tiempo señalado, se comunicará el motivo y se atenderá dentro de los 5 días hábiles siguientes al primer vencimiento.
14. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS:
CEN comparte la información personal recopilada con sus filiales, matrices y subordinadas, con empresas aliadas y con terceros con quienes tiene relación para el desarrollo de su objeto social.
La transferencia tendrá lugar cuando el responsable transfiera la responsabilidad del tratamiento de datos. La transmisión no trasladará la responsabilidad del tratamiento. En cualquiera de los casos CEN se asegurará de que el receptor de los datos cumpla con las obligaciones que CEN tiene como responsable del tratamiento y adoptará las medidas necesarias para garantizar la seguridad de la información y el cumplimiento de esta política de tratamiento de datos.
Los datos personales no serán transferidos a países en los cuales no cuenten con niveles de protección de datos que permitan garantizar la seguridad e integridad de la información.
Por medio de la autorización del tratamiento de datos personales, el titular de la información autoriza expresamente para que CEN comparta, transmita o transfiera los datos personales recopilados a terceros, bajo las condiciones establecidas en la Ley Colombiana y demás normas aplicables.
15. USO DE COOKIES:
Las páginas web de propiedad de CENTRO ELECTRÓNICO DE NEGOCIOS CEN S.A.S.. usan Cookies que permiten facilitar la navegación, recordar datos de registro e ingreso a los aplicativos y ofrecer una mejor experiencia a los usuarios. Algunas Cookies son necesarias para la navegación y realización de actividades en las páginas web y en las aplicaciones, otras son requeridas para análisis y desempeño y publicidad. El Usuario puede deshabilitar las cookies que no son necesarias para la operatividad y funcionamiento de PLIP en los ajustes de su dispositivo. En todo caso, con el ingreso y navegación en cada sitio autoriza de manera expresa el tratamiento de los datos recaudados a través de Cookies.
16. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA:
La presente Política de Datos Personales fue creada el día 17 de abril de 2024 y entra en vigencia a partir del día 17 de abril de 2024. Cualquier cambio que se presente respecto de la presente política, se informará al inicio de estas políticas con anotación a través de la dirección electrónica: www.carvajaldigital.co
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