¿Qué servicio de emisión de facturas es conveniente para tu negocio?
Para empezar, debemos entender la diferencia entre Factura Electrónica y el Documento Electrónico Equivalente POS. La Factura Electrónica es un documento comercial que refleja la compra y venta de bienes o servicios y es válido para el reporte de costos, gastos y deducciones fiscales. A diferencia de la factura tradicional (en papel), la factura electrónica debe ser validada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) antes de ser enviada o entregada al consumidor, asegurando que el formato XML de la factura cumpla con los requisitos mínimos establecidos.
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A medida que las empresas crecen y las normativas fiscales se vuelven más estrictas, la adopción de sistemas de facturación electrónica puede ser confusa pero no solo se convierte en una necesidad legal, sino también en una herramienta estratégica para mejorar la eficiencia operativa. A continuación te contamos sus principales diferencias y cómo elegir el sistema adecuado puede ayudar a optimizar los procesos internos y garantizar el cumplimiento con las regulaciones vigentes.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
La obligación de facturar electrónicamente recae sobre varios grupos, entre los cuales se incluyen:
- Agentes de retención en la fuente del impuesto sobre la renta y complementarios.
- Responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y del Impuesto Nacional al Consumo (Impoconsumo o INC).
- Comerciantes y profesionales liberales con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT (aproximadamente $132.615.000 para el año 2024).
- Sujetos voluntarios que opten por expedir factura electrónica.
- Autorizados para expedir documentos equivalentes electrónicos.
¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?
Adoptar la facturación electrónica ofrece múltiples beneficios como:
- Simplificación de trámites internos para áreas como contabilidad, compras y ventas.
- Automatización de procesos de recepción de facturas, reduciendo errores humanos.
- Mejora en la trazabilidad de las operaciones y eficiencia en los cobros.
- Contribución al medio ambiente mediante la reducción del uso de papel.
Además de los beneficios mencionados, la facturación electrónica permite una integración más fluida con sistemas de gestión empresarial (ERP), facilitando la consolidación de la información financiera y operativa en tiempo real.
Documento Electrónico Equivalente POS
Ahora bien, el Documento Equivalente Electrónico POS es una tirilla de compra emitida por una máquina registradora en el punto de venta del establecimiento comercial. Desde el 1° de mayo de 2024, entró en vigor la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas en puntos de venta, independientemente de la cantidad de UVTs, según lo dispuesto en la Resolución 008 del 31 de enero de 2024, que modifica el calendario de la resolución 165 de 2023.
Beneficios del Documento Equivalente Electrónico POS
Este documento, validado previamente por la DIAN, ofrece beneficios tributarios al cliente si proporciona la información correcta. Además, asegura una mayor transparencia y control en las operaciones comerciales realizadas en puntos de venta.
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Por lo tanto, la elección del servicio de emisión de facturas adecuado para tu negocio depende de tus necesidades específicas y de las obligaciones legales que debes cumplir. Por un lado, la facturación electrónica es fundamental para la mayoría de los agentes de retención, responsables del IVA, comerciantes y profesionales con ingresos significativos, ya que ofrece beneficios como la simplificación de trámites y automatización de procesos. Por otro lado, la reciente obligatoriedad de emitir documentos POS electrónicos, asegura mayor transparencia y control en las operaciones comerciales en puntos de venta. Así, al evaluar ambos sistemas, es crucial considerar la naturaleza de tus operaciones y el cumplimiento de la normativa vigente para optimizar la eficiencia y transparencia de tu negocio.
Recuerda que, si necesitas acompañamiento en tus procesos de implementación, puedes contactarnos dejando tus datos aquí.
