En los últimos años, la nómina electrónica se ha convertido en un tema prioritario para las empresas colombianas. Más allá de un requisito fiscal exigido por la DIAN, representa una transformación en la forma de administrar y optimizar los procesos de gestión del talento humano, generando transparencia, eficiencia y control dado que permite a muchas empresas tener la información de manera digital con el potencial que ello implica. 

1. ¿Qué es la nómina electrónica y por qué es clave para las empresas?

La nómina electrónica hace parte del ecosistema de facturación electrónica establecido por la DIAN. Su función principal es respaldar, de forma digital, el costo o gasto laboral de los empleados, garantizando que la información esté siempre actualizada y disponible para fines fiscales, contables y administrativos. 

Entre sus beneficios destacan: 

Mayor formalización y transparencia en los pagos.
Eficiencia operativa al eliminar procesos manuales y manejo digital de la información.
Apoyo en procesos de declaraciones sugeridas y devoluciones automáticas.
Integración con otros documentos electrónicos como RADIAN o POS. 

2. Implicaciones y responsabilidades

De acuerdo con la Resolución 13 de 2021, el empleador es el responsable de generar y transmitir el documento de nómina electrónica a la DIAN. 

Esto implica cumplir con un anexo técnico que detalla campos obligatorios como identificación del empleador y trabajador, período de liquidación, valores devengados y deducciones, entre otros. 

Contar con un archivo bien estructurado es clave para: 

Evitar rechazos de la DIAN.
Garantizar defensa tributaria en auditorías.
Facilitar el cruce de información entre nómina, contabilidad y declaraciones fiscales; así como aportar insumos importantes al área de talento humano. 

3. Retos comunes en la implementación

Aunque técnicamente el proceso no debería ser complejo, sí requiere preparación organizacional: 

Procesos internos claros y ordenados.
Datos consistentes y centralizados.
Coordinación entre talento humano, contabilidad, TI y área tributaria. 

Errores frecuentes que generan rechazo: 

Duplicidad de nómina por empleado en un mes.
Prefijos incorrectos en el archivo.
Información inconsistente en códigos de municipio o fondos.
Valores fuera de rango permitido. 

4. Momentos críticos del año

Hay picos de trabajo que exigen especial atención:  

Prima de junio (30 de junio).
Prima y cierre contable de diciembre.
Ajustes por cesantías y provisiones de final de año. 

En estos periodos, la anticipación y la correcta coordinación entre áreas son esenciales para evitar reprocesos y errores. 

5. La importancia de elegir bien a los aliados

Una implementación exitosa de nómina electrónica requiere: 

Un software robusto de gestión de nómina, como Kactus de Digital Ware, que garantice liquidaciones precisas, manejo integral de conceptos salariales y no salariales, e integración con otros sistemas. 

Un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, como Carvajal Tecnología y Servicios, que asegure la transmisión de información, actualizaciones normativas y soporte especializado. 

 La alianza entre ambos garantiza una solución punta a punta, facilitando la gestión y minimizando riesgos en auditorías. 

En Carvajal Tecnología y Servicios acompañamos a las empresas colombianas para que la nómina electrónica deje de ser una obligación y se convierta en una ventaja competitiva. 

Nuestra solución, en alianza con Digital Ware, integra precisión en la liquidación, cumplimiento normativo, trazabilidad y soporte especializado, para que puedas enfocarte en lo estratégico mientras nosotros nos encargamos de que tu nómina cumpla y fluya. 

¿Listo para transformar tu gestión de nómina? 

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